Introducción

Esta Subdirección tiene como misión dar continuidad a los procesos de gestión documental  de todos los archivos de trámite de la Cancillería, asegurando que se realicen oportunamente y los documentos concluyan satisfactoriamente su ciclo vital, mediante la baja o el traslado al archivo histórico Genaro Estrada. Al mismo tiempo, contribuye en gran medida a la operación del Sistema Institucional de Archivos y su área coordinadora, contribuyendo a la elaboración, desarrollo e impartición del programa anual de capacitación archivística, promoviendo la implementación de mejores prácticas y el cumplimiento normativo. Con este trabajo la Subdirección aporta significativamente al ejercicio del derecho a saber. 

Objetivo

Asegurar que la documentación producida en la Secretaría se encuentre debidamente organizada, a fin de que se cumplan los principios de procedencia, integridad, disponibilidad y accesibilidad contemplados en la Ley. Asimismo que se realicen los procesos de gestión documental dentro de su ámbito de competencia. 

Entre sus funciones se encuentran: 

• Colaborar en la actualización del Cuadro General de Clasificación Archivística, el Catálogo de Disposición Documental, el inventario general de fondos documentales y la guía de archivo documental.
• Apoyar al área coordinadora de archivos en la elaboración de los criterios de valoración y disposición documental.
• Recibir las transferencias de la documentación producida por las unidades administrativas de la secretaría y por las RME, para su resguardo hasta cumplir su vigencia documental.
• Proporcionar el servicio de préstamo de expedientes a las unidades administrativas para atender sus necesidades operativas, de rendición de cuentas y acceso a la información.
• Publicar, al final de cada año, los dictámenes y actas de baja documental y transferencia secundaria, en los términos que establezcan las disposiciones en materia de transparencia y acceso a la información y conservarlos por un periodo mínimo de siete años a partir de la fecha de su elaboración.
• Actualizar la base de datos que contiene los fondos documentales del archivo de concentración.